Recruitment Privacy Notice

Click on the relevant notice below to read our commitment to keeping your data safe, in your language.

Expand all

Close all

Recruitment Privacy Notice (English)

Privacy Notice 

Respecting people’s data is at our core. This notice describes the way we, William Hill Organization Limited, Grand Parade Sp. z o.o. and WHG (International) Limited, (collectively referred to as “William Hill”), will process personal data that you submit to us during the recruitment process.

If you have any queries about this notice or how we use your information you can contact us by email: recruitmentadmin@williamhill.com

You can contact our Data Protection team on: dataprotection@williamhill.com

Personal data we collect 

We collect and process the following categories of personal data:

·         Name

·         Address

·         Phone number

·         Information about your experience

·         Education

·         Your CV

·         DBS check results – for specific roles

 

·         Title

·         Email address

·         Employment history

·         Professional achievements and certifications

·         Financial checks – for specific roles

You are required to submit this information in order to apply for a position with William Hill. If you do not provide us with all of the information we require then this could limit our ability to process your application.

Why we process this personal data 

We process your data for the following purposes:

Purpose

Legal Basis

 

Managing your application for one of our positions including communicating with you and conducting interviews

 

Legitimate Interest

 

Sharing personal data with people in William Hill in relation to the role that you have applied for

 

Legitimate Interest

 

If your application is successful, using your information to complete your employee file including producing a contract or offer

 

Necessary for the performance of a contract

 

If your application is unsuccessful, we like to retain your information in our Talent Bank in case we think that you would be good for another role in future. This means we will contact you by phone, email or SMS about job opportunities that we think you would be a good fit for.

 

You can always opt-out of this by contacting us

 

Legitimate Interest

 

Using aggregated data to understand and report on the types of applications we receive (e.g. applications where people are in a similar geographical area)

 

Legitimate Interest

 

Assessing you for a role using our online tool – Retail roles only

 

Legitimate Interest

 

Conducting a Disclosure and Barring Service (DBS) check

 

Consent

Who we share personal data with

Our application system is managed by Alexander Mann Solutions (“AMS”). They are a data processor who we instruct to manage our candidate applications and operate as agents of William Hill. AMS are based in the UK and Poland and will share personal data with William Hill staff.

If you fill in the online assessment form for a Retail position your information will be shared with the solution provider, The Chemistry Group (trading name of AHK Recruitment Limited), who will store your information within the EEA.

We do transfer some personal data internationally. We use an applicant tracking system which is hosted by a company, Avature LLC who are based in the USA. They are accredited on the EU-US Privacy Shield programme. If you apply for a role based in one of our international offices we will share your information with the international office. If the office is outside of the UK, EU or EEA and not on the European Commission’s list of countries with ‘adequate’ safeguards, we will use standard contractual clauses as our safeguard to protect your personal information when transferring it to these office locations.

We use an outsourced partner for DBS checks, namely, Safe Computing LTD (part of Access UK LTD).

Retaining your personal data

We will retain your personal data for the length of time it takes to complete your application. If you are unsuccessful and have not opted out of receiving Talent Bank notifications then we will retain your personal data for 12 months since our last contact with you. At the end of the 12 months we will contact you to ask if you still wish to be contacted by us. If you are successful your information will be stored for the length of your employment plus 7 years.

Your rights
  • Information about how we use your personal data.
  • Access the personal data we hold about you.
  • Request we erase your personal data: where it is no longer necessary for us to process it, where you have withdrawn your consent, where you have objected, where your personal data has been unlawfully processed, or where erasing your personal data is required in accordance with a legal obligation.
  • Object to us processing your personal data where legal basis is our legitimate interests.
  • Rectify any inaccurate personal data we process.
  • Request we restrict our processing of your data
  • Request an explanation of the logic involved where we make decisions about you solely through automated means
  • Lodge a complaint with a data protection regulator
  • Object to your personal data being used for direct marketing purposes.

Where you make a request in respect of your rights we will require proof of identification.  We may also ask that you clarify your request. If a third-party is making a request on your behalf we will ask them for your authorisation that they act on your behalf and additional photographic identity verification.

Automated Decision Making

We do conduct some automated decision making in our application process to identify whether a person will be suitable for a role with our Retail team.

Recruitment Privacy Notice (Global excl Europe)

Keeping your data safe online.
Global recruitment Privacy Statement
  1. You may submit information, including personal data and sensitive personal data, to us via the on-line application forms and email addresses as an application (collectively, "application data"). Sensitive data that you may be asked to provide for purposes of completing an on-line application, or as otherwise required pursuant to applicable regulations and/or laws, may include information as to your racial or ethnic origin, political opinions, religious, philosophical or similar beliefs, trade union membership, physical or mental health, sexual life, commission of criminal offences and/or involvement in criminal proceedings, but will be collected only where allowable by the laws of the applicable jurisdiction.

By allowing us to store this information you’re agreeing to us processing your application data for recruitment purposes including

  • to identify and contact you regarding recruitment with us;
  • to determine your suitability for current or future potential roles with us;
  • to provide you with information about job vacancies offered us, upon request; and
  • in consideration of your applications and your recruitment by us
Data Protection and Confidentiality 
  1. We acknowledge that your contact details and application data (as defined above) is confidential. We’ll maintain the confidentiality of and protect your application in accordance with our normal procedures and all applicable laws.

 

  1. We will use your application data and contact details solely for the purposes of recruitment or marketing, as more fully described above. We may use information obtained about you from monitoring your use of this website solely for internal purposes including site performance and evaluation site use. Personal data collected by monitoring will be aggregate, no personal or sensitive personal data will be used other than for the purpose for which it was originally obtained.

 

  1. You acknowledge and agree that the location of our offices may change from time to time and that we may acquire other offices in any number of other countries or territories at any time, any one or more of which may act as a controller of and/or process your information. We’ll not disclose your data to any other third party unless for recruitment purposes or required to do so by law or regulators.

You acknowledge and agree that as a global organisation we may from time to time transfer any of your contact details and/or application data overseas to any of our offices or of any of our affiliates, agents or appointed representatives, located in countries that may not offer equivalent data protection or privacy laws to that in countries where you are located. While we will take all steps reasonably necessary to ensure that your Personal Data is only used according to our instructions and directions and treated securely and in accordance with this Privacy Statement you may not have rights under data protection legislation in those jurisdictions equivalent to those applicable in the country where you are located. Please do not send us any personal data if you do not want that information to be processed by us in the ways described by this notice.

  1. You’ve the right to access your personal data whether submitted as an application or otherwise by sending us a written request. If you believe that the personal data we hold is incorrect then please notify us. If data is found to be incorrect then we will take appropriate steps to resolve the situation.

 

  1. Occasionally third parties may provide storage services to us. In those circumstances those third parties shall be required to enter into a confidentiality agreement on no less stringent terms than found in this privacy statement and to process your data solely in accordance with our instructions.

 

Recruitment Privacy Notice (Bulgaria)

Уведомление относно поверителност на данни

Искаме да гарантираме, че Вие и Вашите данни са на сигурно място онлайн. Ние, Уилям Хил Организейшън Лимитид (William Hill Organization Limited), Гранд Парад (Grand Parade Sp. z o.o)  и ДабълЮЕйчДжи (Интернешънъл Лимитид), носещи солидарна и лична отговорност (Уилям Хил), ще обработваме личните данни, които ни предоставяте в качеството си на администратор. Ще обработваме всякакви лични данни съгласно условията, изложени в настоящото „Уведомление относно поверителност на данни“. 

Личните данни, които събираме

Събираме единствено лични данни (включително специални категории лични данни и лични данни относно криминални присъди и престъпления в държави, в които това се прилага), които ни предоставяте, когато кандидатствате за дадена длъжност при нас или които ни изпращате по електронна поща. Такива може да са Вашето име, информация за контакт, предишна месторабота, образование и всичко друго, което се съдържа във Вашата автобиография, мотивационно писмо или различен вид препоръки, които предоставяте.

Защо обработваме тези лични данни?

Вашите лични данни ни трябват, за да можем да Ви имаме предвид за длъжността, за която сте кандидатствали при нас. Може също така да споделяме Вашите лични данни и с други лица от Уилям Хил по същите причини. Ще споделяме тези данни единствено с Вашето съгласие, което Вие давате, когато кандидатствате за някоя длъжност при нас.

Ако решим да Ви предложим работа при нас, ще обработваме Вашите лични данни, за да можем да Ви наемем на работа в Уилям Хил. Обработването на Вашите данни е необходимо и при изготвянето на трудовия Ви договор.

Ако, за съжаление, не Ви предложим работа, разбира се ще спрем да обработваме Вашите данни (вж. раздел „Запазване на Вашите лични данни” по-долу). В същотото време може да Ви помолим да съхраним Вашите данни за известно време, за да ви имаме предвид в бъдеще за други длъжности при нас. Ако сте съгласни с това, ние ще обработваме Вашите данни само на тези основания. 

Възможно е да използваме Вашите данни, за да научим повече за демографските характеристики на лицата, които кандидатстват на работа при нас. Тези данни ще бъдат агрегирани и анонимизирани, и следователно тази информация вече няма да представлява лични данни, тъй като няма да можем да Ви идентифицираме, и тази информация няма да бъде използвана за формирането на каквито и да било решения за Вас.

Сигурно съхранение на Вашите лични данни

Знаем, че Вашите лични данни са важни за Вас. Те са важни и за нас. Затова ги третираме като поверителни.

Оповестяване на Вашите лични данни

Както бе посочено по-горе, възможно е да споделяме част от Вашите данни с други колеги в рамките на Уилям Хил.

Може да има и внимателно подбрани трети лица, които да обработват Вашите лични данни от наше име.  Такива трети лица ще обработват Вашите лични данни само съобразно нашите нареждания. Ще гарантираме, че има въведени мерки, които обезпечават сигурността на Вашите данни във всеки един момент  в съответствие с настоящото „Уведомление относно поверителност на данни“. Някои от тези, обработващи данни, лица са установени извън Европейското икономическо пространство и в територии, чиито закони не предлагат същото ниво на защита на Вашите лични данни, както в рамките на Обединеното кралство и Европа, в частност САЩ и Филипините. При такива обстоятелства ще гарантираме, че се прилагат подходящи мерки за обезпечаване на сигурността на Вашите лични данни, включително стандартни договорни клаузи съгласно Решение [на Европейската комисия] 2010/87/EC и мерките, удостоверени с Рамката за спазване на поверителност между ЕС и САЩ. 

Може да споделяме Ваша информация и с трети лица при следните ситуации, ако това е разрешено съгласно закона:

  • Ако от нас се изисква да го сторим съгласно закона, съдебно разпореждане или правителствен орган
  • Ако считаме, че е нужно да го сторим, за да защитим нашите права, имущество, сигурност и безопасност и правата, имуществото, сигурността и безопасността на нашите колеги или на обществеността
  • Ако това се изисква за защитата ни в съда
  • Ако това е необходимо за разследване и за защитата ни срещу искове или твърдения
  • Докато преговаряме или във връзка с дадена търговска сделка, като например сливане, промяна на контрола, продажба на активи или несъстоятелност.
Задържане на Вашите лични данни

Ще задържаме Вашите лични данни само за такъв период, за какъвто е нужно, за да ги обработим, както е посочено в настоящото „Уведомление относно поверителност на данни“.  Ако кандидатурата Ви е била неуспешна и не искате да съхраняваме Вашите лични данни, ще ги изтрием в рамките на 12 месеца. Ако кандидатурата Ви е била успешна, ще продължим да обработваме Вашите лични данни в съответствие с нашето „Уведомление относно поверителността на данни на служители“. 

Моля, имайте предвид, че може да има законови или регулаторни основания и може да се наложи да съхраняваме Вашите лични данни по-дълго време.

Вашите права

Вие имате следните права по отношение на Вашите лични данни:

  • Право на достъп до Вашите лични данни, които съхраняваме
  • Право да получите определени лични данни в машинно четим формат
  • Право да поискате коригиране на неточни лични данни
  • Право да възразите срещу обработването, ако законовото основание е, че то е в наш законен интерес, но моля имайте предвид, че въпреки това ние може да обработваме Вашите лични данни, ако има други относими законови основания. Това се използва и когато имаме неоспорими основания да продължим да обработваме Вашите лични данни за наши интереси, над които Вашите права, интереси или свободи нямат преимущество.
  • Право, определени лични данни да бъдат изтрити, ако вече не е необходимо да ги обработваме, ако сте оттеглили съгласието си (вж. абзаца по-долу), ако сте възразили срещу горния абзац, ако Вашите лични данни са обработвани незаконно или ако изтриването на Вашите лични данни се изисква в съответствие със законово задължение. 
  • Право да поискате разяснение на логиката на взимане на решения за Вас от наша страна единствено чрез автоматични средства.
  • Право да подадете жалба до орган по защитата на данни по отношение на обработването от наша страна на Вашите лични данни. 
  • Ако изрично сме поискали съгласието Ви за обработване на Вашите лични данни и няма други законови условия, на които да се позовем, имате правото да оттеглите това съгласие.

Ако не сте сигурни за правата си, уведомете нас или Вашия надзорен орган за защита на данни. 

Ако желаете да упражните някое от правата си, можете да го сторите като се свържете с нас. Имайте предвид, че въпреки че ще се опитаме да изпълним всяко искане, което отправите по отношение на правата си, те не са абсолютни права.  Това означава, че може да откажем да изпълним искането Ви или да сме в състояние да го изпълним само отчасти. 

Ако отправите искане по отношение на правата си, ще изискваме доказателство за потвърждаване на самоличността. Може също така да Ви помолим да разясните искането си. Ако получим няколкократни искания или имаме основание да считаме, че исканията се правят безоснователно, може да не сме задължени да им отговаряме. 

Свържете се с нас

Ако имате някакви въпроси, моля свържете се с нас на recruitmentadmin@williamhill.com

В Уилям Хил сме създали и структура „Длъжностно лице за защита на данни”. Ако имате каквито и да било въпроси относно Вашите лични данни, можете да се свържете със структурата „Длъжностно лице за защита на данни” като изпратите електронно писмо на адрес: dataprotection@williamhill.com.