Recruitment Privacy Notice

Click on the relevant notice below to read our commitment to keeping your data safe, in your language.

Expand all

Close all

Recruitment Privacy Notice (English)

Privacy Notice 

We want to make sure you and your data stay safe online. We, William Hill Organization Limited and WHG (International) Limited, jointly and severally liable (William Hill), will process personal data that you submit to us as a controller.  We’ll process any personal data under the terms set out in this Privacy Notice.   

Personal data we collect 

We only collect personal data (including special categories of personal data and personal data relating to criminal convictions and offences) that you submit to us when you apply for a role with us or send to us via email.  This could be your name, contact details, previous employment, education history and anything else that’s in your CV, cover letter or any references.  

Why we process this personal data 

We need your personal data so that we can consider you for the role you’ve applied for with us. We may also share your personal data with other people within William Hill for the same reasons.  We would only share this with your consent, which you give when you apply for a role with us.  

If we decide to offer you a role with us, we may process your personal data so that we can hire you to work at William Hill. We have to process your data so that we can raise and offer you a contract of employment.  

If unfortunately we don’t offer you a role, we’ll of course stop processing your data (see Retaining your personal data section below). However, we may ask that we do keep your data for a time so that we can re-consider you for other roles with us. If that’s ok with you, we would only process your data for these reasons.   

We might also use your data to understand more about the demographics of people applying to work with us. This would be aggregated and anonymised so this information stops being personal data as we wouldn’t be able to identify you, and it wouldn’t be used to inform any decisions made about you. 

Keeping your personal data secure 

We know your personal data is important to you. It’s important to all of us. So we’ll treat it as confidential.  

Disclosing your personal data 

As we’ve already mentioned, we might share some of your data with other colleagues within William Hill.  

There may also be carefully selected third parties who would process your personal data on our behalf.  These third parties will only process your personal data according to our guidelines. We’ll make sure that there are measures in place keeping your data safe at all times, in line with this Privacy Notice.  Some of these processors are based outside of the European Economic Area and in territories whose laws do not offer the same level of protection of your personal data as within the UK and Europe, specifically US and Philippines.  In such circumstances we will ensure that adequate measures are in place to keep your personal data secure, including standard contractual clauses pursuant to European Decision 2010/87/EC and those that are certified with the EU-US Privacy Shield Framework.   

  • We may also share your information with third parties in the following situations, where it’s legally allowed: Where we’re required to do so by law, court order or governmental authority. 
  • If we believe doing so is necessary to protect the rights, property, security, or safety of us, our colleagues or the public. 
  • Where required to defend ourselves legally.  
  • Where necessary to investigate and defend ourselves against any claims or allegations. 
  • While negotiating or in relation to a business transaction, such as a merger, change of control, sale of assets, or bankruptcy. 
Retaining your personal data 

We’ll only hold on to your personal data for as long as is necessary so we can process it, as set out in this Privacy Notice.  If you’re unsuccessful in your application and don’t want us to keep your personal data then we’ll delete it within 12 months. If you’re successful then we’ll continue to process your personal data in line with our employee privacy notice.   

Please note that there may be legal or regulatory reasons which mean we need to hold on to your personal data for longer.  

Your rights 

You have the following rights in relation to your personal data: 

  • A right to access your personal data held by us. 
  • A right to receive certain personal data in machine-readable format. 
  • A right to have inaccurate personal data rectified. 
  • A right to object to processing where lawful basis is that it is in our legitimate interests, but please note that we may still process your personal data where there are other relevant lawful bases. This also comes into play where we have compelling grounds to continue processing your personal data in our interests which are not overridden by your rights, interests or freedoms.  
  • A right to have certain personal data erased where it is no longer necessary for us to process it, where you have withdrawn your consent (see paragraph below), where you have objected to the paragraph above , where your personal data has been unlawfully processed, or where erasing your personal data is required in accordance with a legal obligation.   
  • A right to request an explanation of the logic involved where we make decisions about you solely through automated means.  
  • A right to complain to a data protection supervisory authority in respect of our processing of your personal data.   
  • Where we have specifically requested your consent to process your personal data and have no other lawful conditions to rely on you have the right to withdraw this consent.  

If you’re not sure about your rights let us know or your data protection supervisory authority.   

If you’d like to exercise any of your rights then you can do so by contacting us.  Note that whilst we’ll try to accommodate any request you make in respect of your rights they are not absolute rights.  This means that we may have to refuse your request or may only be able to comply with it in part.   

Where you make a request in respect of your rights we’ll require proof of identification.  We may also ask that you clarify your request.  If we receive repeated requests or have reason to believe requests are being made unreasonably we may not be required to respond.   

Contact Us 

If you have any questions please contact us at recruitmentadmin@williamhill.com 

We’ve also set up a Data Protection Office which oversees data protection at William Hill.  If you’ve got any queries regarding your personal data you can contact the Data Protection Office by emailing dataprotection@williamhill.com.  

Recruitment Privacy Notice (Global excl Europe)

Keeping your data safe online.
Global recruitment Privacy Statement
  1. You may submit information, including personal data and sensitive personal data, to us via the on-line application forms and email addresses as an application (collectively, "application data"). Sensitive data that you may be asked to provide for purposes of completing an on-line application, or as otherwise required pursuant to applicable regulations and/or laws, may include information as to your racial or ethnic origin, political opinions, religious, philosophical or similar beliefs, trade union membership, physical or mental health, sexual life, commission of criminal offences and/or involvement in criminal proceedings, but will be collected only where allowable by the laws of the applicable jurisdiction.

By allowing us to store this information you’re agreeing to us processing your application data for recruitment purposes including

  • to identify and contact you regarding recruitment with us;
  • to determine your suitability for current or future potential roles with us;
  • to provide you with information about job vacancies offered us, upon request; and
  • in consideration of your applications and your recruitment by us
Data Protection and Confidentiality 
  1. We acknowledge that your contact details and application data (as defined above) is confidential. We’ll maintain the confidentiality of and protect your application in accordance with our normal procedures and all applicable laws.

 

  1. We will use your application data and contact details solely for the purposes of recruitment or marketing, as more fully described above. We may use information obtained about you from monitoring your use of this website solely for internal purposes including site performance and evaluation site use. Personal data collected by monitoring will be aggregate, no personal or sensitive personal data will be used other than for the purpose for which it was originally obtained.

 

  1. You acknowledge and agree that the location of our offices may change from time to time and that we may acquire other offices in any number of other countries or territories at any time, any one or more of which may act as a controller of and/or process your information. We’ll not disclose your data to any other third party unless for recruitment purposes or required to do so by law or regulators.

You acknowledge and agree that as a global organisation we may from time to time transfer any of your contact details and/or application data overseas to any of our offices or of any of our affiliates, agents or appointed representatives, located in countries that may not offer equivalent data protection or privacy laws to that in countries where you are located. While we will take all steps reasonably necessary to ensure that your Personal Data is only used according to our instructions and directions and treated securely and in accordance with this Privacy Statement you may not have rights under data protection legislation in those jurisdictions equivalent to those applicable in the country where you are located. Please do not send us any personal data if you do not want that information to be processed by us in the ways described by this notice.

  1. You’ve the right to access your personal data whether submitted as an application or otherwise by sending us a written request. If you believe that the personal data we hold is incorrect then please notify us. If data is found to be incorrect then we will take appropriate steps to resolve the situation.

 

  1. Occasionally third parties may provide storage services to us. In those circumstances those third parties shall be required to enter into a confidentiality agreement on no less stringent terms than found in this privacy statement and to process your data solely in accordance with our instructions.

 

Recruitment Privacy Notice (Bulgaria)

Уведомление относно поверителност на данни

Искаме да гарантираме, че Вие и Вашите данни са на сигурно място онлайн. Ние, Уилям Хил Организейшън Лимитид (William Hill Organization Limited), Гранд Парад (Grand Parade Sp. z o.o)  и ДабълЮЕйчДжи (Интернешънъл Лимитид), носещи солидарна и лична отговорност (Уилям Хил), ще обработваме личните данни, които ни предоставяте в качеството си на администратор. Ще обработваме всякакви лични данни съгласно условията, изложени в настоящото „Уведомление относно поверителност на данни“. 

Личните данни, които събираме

Събираме единствено лични данни (включително специални категории лични данни и лични данни относно криминални присъди и престъпления в държави, в които това се прилага), които ни предоставяте, когато кандидатствате за дадена длъжност при нас или които ни изпращате по електронна поща. Такива може да са Вашето име, информация за контакт, предишна месторабота, образование и всичко друго, което се съдържа във Вашата автобиография, мотивационно писмо или различен вид препоръки, които предоставяте.

Защо обработваме тези лични данни?

Вашите лични данни ни трябват, за да можем да Ви имаме предвид за длъжността, за която сте кандидатствали при нас. Може също така да споделяме Вашите лични данни и с други лица от Уилям Хил по същите причини. Ще споделяме тези данни единствено с Вашето съгласие, което Вие давате, когато кандидатствате за някоя длъжност при нас.

Ако решим да Ви предложим работа при нас, ще обработваме Вашите лични данни, за да можем да Ви наемем на работа в Уилям Хил. Обработването на Вашите данни е необходимо и при изготвянето на трудовия Ви договор.

Ако, за съжаление, не Ви предложим работа, разбира се ще спрем да обработваме Вашите данни (вж. раздел „Запазване на Вашите лични данни” по-долу). В същотото време може да Ви помолим да съхраним Вашите данни за известно време, за да ви имаме предвид в бъдеще за други длъжности при нас. Ако сте съгласни с това, ние ще обработваме Вашите данни само на тези основания. 

Възможно е да използваме Вашите данни, за да научим повече за демографските характеристики на лицата, които кандидатстват на работа при нас. Тези данни ще бъдат агрегирани и анонимизирани, и следователно тази информация вече няма да представлява лични данни, тъй като няма да можем да Ви идентифицираме, и тази информация няма да бъде използвана за формирането на каквито и да било решения за Вас.

Сигурно съхранение на Вашите лични данни

Знаем, че Вашите лични данни са важни за Вас. Те са важни и за нас. Затова ги третираме като поверителни.

Оповестяване на Вашите лични данни

Както бе посочено по-горе, възможно е да споделяме част от Вашите данни с други колеги в рамките на Уилям Хил.

Може да има и внимателно подбрани трети лица, които да обработват Вашите лични данни от наше име.  Такива трети лица ще обработват Вашите лични данни само съобразно нашите нареждания. Ще гарантираме, че има въведени мерки, които обезпечават сигурността на Вашите данни във всеки един момент  в съответствие с настоящото „Уведомление относно поверителност на данни“. Някои от тези, обработващи данни, лица са установени извън Европейското икономическо пространство и в територии, чиито закони не предлагат същото ниво на защита на Вашите лични данни, както в рамките на Обединеното кралство и Европа, в частност САЩ и Филипините. При такива обстоятелства ще гарантираме, че се прилагат подходящи мерки за обезпечаване на сигурността на Вашите лични данни, включително стандартни договорни клаузи съгласно Решение [на Европейската комисия] 2010/87/EC и мерките, удостоверени с Рамката за спазване на поверителност между ЕС и САЩ. 

Може да споделяме Ваша информация и с трети лица при следните ситуации, ако това е разрешено съгласно закона:

  • Ако от нас се изисква да го сторим съгласно закона, съдебно разпореждане или правителствен орган
  • Ако считаме, че е нужно да го сторим, за да защитим нашите права, имущество, сигурност и безопасност и правата, имуществото, сигурността и безопасността на нашите колеги или на обществеността
  • Ако това се изисква за защитата ни в съда
  • Ако това е необходимо за разследване и за защитата ни срещу искове или твърдения
  • Докато преговаряме или във връзка с дадена търговска сделка, като например сливане, промяна на контрола, продажба на активи или несъстоятелност.
Задържане на Вашите лични данни

Ще задържаме Вашите лични данни само за такъв период, за какъвто е нужно, за да ги обработим, както е посочено в настоящото „Уведомление относно поверителност на данни“.  Ако кандидатурата Ви е била неуспешна и не искате да съхраняваме Вашите лични данни, ще ги изтрием в рамките на 12 месеца. Ако кандидатурата Ви е била успешна, ще продължим да обработваме Вашите лични данни в съответствие с нашето „Уведомление относно поверителността на данни на служители“. 

Моля, имайте предвид, че може да има законови или регулаторни основания и може да се наложи да съхраняваме Вашите лични данни по-дълго време.

Вашите права

Вие имате следните права по отношение на Вашите лични данни:

  • Право на достъп до Вашите лични данни, които съхраняваме
  • Право да получите определени лични данни в машинно четим формат
  • Право да поискате коригиране на неточни лични данни
  • Право да възразите срещу обработването, ако законовото основание е, че то е в наш законен интерес, но моля имайте предвид, че въпреки това ние може да обработваме Вашите лични данни, ако има други относими законови основания. Това се използва и когато имаме неоспорими основания да продължим да обработваме Вашите лични данни за наши интереси, над които Вашите права, интереси или свободи нямат преимущество.
  • Право, определени лични данни да бъдат изтрити, ако вече не е необходимо да ги обработваме, ако сте оттеглили съгласието си (вж. абзаца по-долу), ако сте възразили срещу горния абзац, ако Вашите лични данни са обработвани незаконно или ако изтриването на Вашите лични данни се изисква в съответствие със законово задължение. 
  • Право да поискате разяснение на логиката на взимане на решения за Вас от наша страна единствено чрез автоматични средства.
  • Право да подадете жалба до орган по защитата на данни по отношение на обработването от наша страна на Вашите лични данни. 
  • Ако изрично сме поискали съгласието Ви за обработване на Вашите лични данни и няма други законови условия, на които да се позовем, имате правото да оттеглите това съгласие.

Ако не сте сигурни за правата си, уведомете нас или Вашия надзорен орган за защита на данни. 

Ако желаете да упражните някое от правата си, можете да го сторите като се свържете с нас. Имайте предвид, че въпреки че ще се опитаме да изпълним всяко искане, което отправите по отношение на правата си, те не са абсолютни права.  Това означава, че може да откажем да изпълним искането Ви или да сме в състояние да го изпълним само отчасти. 

Ако отправите искане по отношение на правата си, ще изискваме доказателство за потвърждаване на самоличността. Може също така да Ви помолим да разясните искането си. Ако получим няколкократни искания или имаме основание да считаме, че исканията се правят безоснователно, може да не сме задължени да им отговаряме. 

Свържете се с нас

Ако имате някакви въпроси, моля свържете се с нас на recruitmentadmin@williamhill.com

В Уилям Хил сме създали и структура „Длъжностно лице за защита на данни”. Ако имате каквито и да било въпроси относно Вашите лични данни, можете да се свържете със структурата „Длъжностно лице за защита на данни” като изпратите електронно писмо на адрес: dataprotection@williamhill.com.